Hintergrund: dadurch kann ein Zugang zum System alleine durch das Erraten des Passwortes nicht mehr „erschlichen“ werden.

Warum muss ich die Microsoft Authenticator“-App verwenden?

Wie installiere ich Microsoft Authenticator am Handy/Tablet?

• 

  Microsoft Authenticator Logo

  Wenn sich Benutzer an ihrem Konto anmelden, werden sie dazu aufgefordert, die Microsoft Authenticator App zu installieren. Sie können wählen, ob sie die App sofort installieren und die Schritte zur Registrierung ihres Kontos durchführen wollen oder ob sie den Vorgang auf einen späteren Zeitpunkt zurückstellen wollen. Die Option zum Zurückstellen verschwindet nach 14 Tagen.

• Am besten also gleich die App „Microsoft Authenticator“ am SmartPhone/Handy installieren:
• Installation für ihr  mobiles Gerät (im im Google Playstore oder Apple App) https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2160819
• Vorsicht: Es gibt mehrere Authenticator Apps. Ich verwende zB gerne auch den Google Authenticator.
  Aber hier benötigen wir den „Microsoft Authenticator“. Rechts außen findet sich hier sein Logo (seit 2021 in dieser Form).

Wie richte ich Microsoft Authenticator ein

• Sie müssen die Schritte zum Einrichten der Microsoft Authenticator-App durchführen, um die App auf ihr mobiles Gerät herunterzuladen, und ihr Konto in der App zu registrieren.
• Melden Sie sich – am besten auf Ihrem Notebook oder PC – egal, ob Windows oder Apple – beim Sicherheitsdashboard Ihres Kontos an.
• Wählen Sie Neue Methode zum Anmelden oder Überprüfen hinzufügen und dann App verwenden aus.
• Wenn Sie die App bereits installiert haben, wählen Sie Weiter aus, um einen QR-Code anzuzeigen, der auf dem Bildschirm erscheint.
• Wählen Sie in der Authentifikator-App [drei Punkte] und dann +Konto hinzufügen aus.
• Wählen Sie den Kontotyp und dann „QR-Code scannen“ aus.
• Scannen Sie den Code, der in Schritt 4 auf dem Bildschirm angezeigt wird.
• Wählen Sie Fertigstellen auf dem PC aus, um die Einrichtung abzuschließen.

Wie benutzt man denn Microsoft Authenticator?

• Einmal eingerichtet, fragt Microsoft nach dem Login in Microsoft 365 – egal auf dem PC, einem Tablet oder dem Smartphone – nach der Autenticator-App. Diese läuft auf Deinem Android-Smartphone bzw. Deinem iPhone. Du musst also immer zuerst mal das Handy herausnehmen und dort weitermachen.
• Meist wird eine zweistellige Zahl angezeigt.
• Die Microsoft Authenticator App musst Du auf Deinem Handy starten, dann musst Du auf dem Bildschirm des Smartphones diese Zahl eingeben und ankreuzen „Ja, das bin ich“ (oder so)
• Kurz warten, bis diese Zahl an Microsoft übermittelt wurde
• und plötzlich kannst Du (auf dem anderen Gerät) in Microsoft 365 (also z.B. MS Teams oder SharePoint oder Outlook) einsteigen.
• Woher wir das kennen: Na, vom Telebanking, da geht das bei den meisten Banken genauso.

Der Beitrag Microsoft Authenticator zur Anmeldung erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

Andere Browser – wie Internet Explorer 11, Opera, Mozilla Firefox, Opera oder Apple Safari – unterstützen Microsoft (Office) 365 – also Microsoft SharePoint, Teams etc. – nicht vollständig und wir raten von der Verwendung ab. Nur zwei Produkte sind empfehlenswert und funktionieren – in der aktuellen Version – friktionsfrei.

Browser-Unterstützung für 365: Google Chrome und Edge

Uneingeschränkt empfehlen wir zwei Browser in der aktuellen Version.

• Google Chrome: Installation unter https://www.google.com/intl/de_at/chrome/
• Microsoft Edge Chromium: Installation unter https://www.microsoft.com/de-de/edge

Nur diese beiden unterstützen alle Funktionen von Microsoft Teams und Microsoft (Office) 365. Bei MS Team ist es z.B. völlig egal, ob man die Desktop-App benutzt oder in diesen Browsern weiterarbeitet: was man sieht, ist eigentlich ident. Nur beim Einrichten der Kamera und des Mikrophons ist es in der Desktop App etwas einfacher: aber auch das macht man nur einmal.

Einschränkung: Aber auch diese Browser sind nicht mehr auf allen Betriebssystemen verfügbar. Mit dem Support-Ende der Basis Chromium für Windows 7 und 8/8.1 ist die Edge-Version 109 vom Januar 2023 die letzte Version für diese älteren Windows-Versionen. Das funktioniert gerade noch (April 2023), wird aber früher oder später Probleme machen. Übrigens: Microsoft Edge Chromium und Google Chrome haben dieselbe Codebasis: Wer hätte sich vor 10 Jahren gedacht, dass Google und Microsoft mal zusammenarbeiten könnten … Aber der Google Chrome Browser war einfach um so viel besser, dass sich Microsoft gedacht hat: “If You can’t beat them, join them!” (Wenn Du sie nicht besiegen kannst, arbeite mit ihnen zusammen.)

Andere Browser wie Apple Safari oder Mozilla Firefox

Grundsätzlich empfehlenswert sind auch Apple Safari und Mozilla Firefox. Aber drei zentrale Funktionen unterstützen sie in Microsoft Teams (noch) nicht:

• Video
• Audio
• und die Desktop-, Fenster- und App-Freigabe

Damit sollte man Firefox und Safari nicht mit MS Teams im Browser nutzen: Denn dann kannst Du an einer Videokonferenz nicht aktiv teilnehmen oder mitreden; nur zuschauen ginge aber schon. Alle anderen Funktionen werden in MS Teams und SharePoint von ihnen unterstützt.

Weitere Browser: vergessen

Internet Explorer 11 ist seit Jahren tot und wird nicht mehr von Microsoft unterstützt; Opera, etc. sollte man einfach nicht mit Microsoft (Office) 365 einsetzen.

Betriebssystemunterstützung

Etwas verkürzt dargestellt läuft Microsoft (Office) 365 und insbesondere Microsoft Teams dort gut, wo es aktuelle Google Chrome und Microsoft Edge Chromium Versionen gibt und wo die Betriebssysteme überhaupt noch von den Herstellern Support erhalten.

Windows

Wenn Sie den Chrome-Browser unter Windows verwenden möchten, benötigen Sie mindestens:

• Windows 10 oder höher oder Windows Server 2016 oder höher
• einen SSE3-fähigen Intel Pentium 4-Prozessor oder höher

Supportzeiträume von Windows

Apple Mac Desktop-PCs

Wenn Sie den Chrome-Browser auf einem Mac verwenden möchten, benötigen Sie mindestens:

• MacOS High Sierra 10.13 oder höher
• also Mac mini ab Generation 5 (2010)
• Mac Pro ab 2010
• iMac Generation 6 (ab 2009) und 7 (ab 2012)
• bzw. jüngere Macs

Apple iOS für iPhone und iPad

Chrome ist für folgende Apple-Smartphones und Tablets, also iPad, iPhone und iPod Touch, verfügbar:

• alle, die das Betriebssystem iOS 12 oder höher haben.
• die ältesten iPhones, die iOS 12 unterstützen, sind das iPhone 5s und alle ab dem iPhone 6, das 2015 auf den Markt kamen.
• Das aktuelle iOS 16 wird ab dem iPhone 8 unterstützt, das 2017 auf den Markt kam.

Linux

Wenn Sie den Chrome-Browser unter Linux verwenden möchten, benötigen Sie mindestens:

• Ubuntu (64-Bit) 18.04 oder höher, Debian 10 oder höher, openSUSE 15.2 oder höher oder Fedora Linux 32 oder höher
• einen SSE3-fähigen Intel Pentium 4-Prozessor oder höher

Android Smartphone/Tablets

Wenn Sie den Chrome-Browser unter Android verwenden möchten, benötigen Sie mindestens:

• Android 7.0 Nougat, das am 22. 8. 2016 erschien.

Google sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der jeweiligen Unternehmen. Stand: April 2023. Irrtümer und Änderungen vorbehalten.

Der Beitrag Systemvoraussetzung für Microsoft (Office) 365: aktuelles Chrome erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

• gilde-wien1747@pgoe.at
• gilde-80undaelter@pgoe.at
• gilde-bruckleitha@pgoe.at
• usw.

Vorzugsweise richten wir diese Mailadressen als „freigegebene Postfächer“ (engl. shared mailboxes) ein. Diese sind besonders leicht von eine/r/m Gildemeister/in zum/zur nächsten übertragbar und können auch mehreren Benutzern zugewiesen werden, wenn zB Gildemeister/in, stv. Gildemeister/in und Schriftführer*innen gemeinsam zugreifen sollen. Voraussetzung: Alle diese Personen haben bereits eine @pgoe.at-Mailadresse. Im letzten Abschnitt in diesem Artikel finden sich noch Hinweise, wie man „freigegebene Postfächer“ für Funktionen oder Events verwenden kann.

Wie richtet man „freigegebene Postfächer“ ein?

• Besonders leicht geht das in Outlook selbst. Microsoft erklärt das in diesem Artikel: Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook. Kurz gesagt: Wenn Du ein aktuelles Microsoft Outlook auf dem Computer/Laptop unter Windows oder Mac OS verwendest, erscheinen die freigegebenen Postfächer von selbst nach einem einmaligen Neustart von Outlook. Der obige Link erklärt dann, was man noch mit dem freigebenen Postfach machen kann und wie man E-Mails mit der gemeinsamen E-Mailadresse versendet.
• Das funktioniert am Smartphone, also unter iOS (iPhone, iPad) oder Android: siehe Abbildung (bitte anklicken, geht in einem neuen Tab auf):
  

  freigegebene Postfächer unter Outlook am iPhone und Android einrichten

• Im Outlook-Webmail hier im Browser geht das auch: Da muss man allerdings einmal ein neues Fenster für das freigegebene Postfach öffnen: Also zuerst mit seinem „Geschäfts- oder Schulkonto“ @pgoe.at bei https://outlook.office.com/mail/ anmelden. Danach findet man, wenn man rechts auf sein Foto(oder halt dem Strichmanderl oder den Initialien) klickt, den Befehl „weiteres Postfach öffnen“. In das Eingabefeld schreibt man die Mailadresse hinein – und, wenn man berechtigt ist, öffnet sich ein neues Fenster im Browser mit diesem Postfach: Am besten gleich einen Favoriten/ein Bookmark für dieses zweite Postfach setzen, dann kann man es in Zukunft direkt aufrufen. Hier zur Hilfe eine Abbildung mit dem Link „weiteres Postfach öffnen“ (bitte anklicken, Abbildung geht in einem neuen Tab auf):
  

  freigegebenes Postfach in Outlook Webmail

• Wenn man für die Outlook Software auf Windows oder Apple Mac kein Geld ausgeben will (auf iOS und Android gratis) und keine Webmail verwenden will, dann ist Mozilla Thunderbolt ein sehr guter Mailclient, der nicht nur verteilte Postfächer, sondern auch die Exchange Termine, ToDos und Kontakte synchronisiert. Wird in einem eigenen Artikel bald erklärt.
• Wenn man unbedingt Apple Mail oder einen anderen Mailclient (GMX, Gmail, etc.) verwenden will (iPhone, iOS am iPad, Apple Mac Computer), muss das „freigegebene Postfach“ wohl zu einem vollständigen Account erklärt werden: Da kann man sich dann mit der Gilden-Mailadresse und einem Passwort einloggen. Da besteht halt die Gefahr, dass diese Passwörter nie geändert werden. Und beim Weiterleiten der Passwörter könnte ja auch etwas passieren. Wenn das so ist, dann bitte das Gilden-Postfach als IMAP-Account einrichten.
• Wenn auch das Probleme macht, besteht auch die Möglichkeit, das „freigegebene Postfach“ an (irgend-)eine externe Mailadresse wie @gmx.at, @gmail.com, @a1.net usw. an eine (oder mehrere) Person(en) weiterzuleiten. Da muss man gar nichts herrichten und hat die E-Mails in seiner alten, persönlichen Mailbox. Versenden kann man dann aber unter dem „gemeinsamen“ Namen aber natürlich nicht.

„freigegebene Postfächer“ auch für Funktionär*innen und Events eingerichtet

Im Gildenverband sind einige geteilte, freigegebene Postfächer eingerichtet worden – vor allen für die Positionen, die doppelt besetzt sind:

• vgm@pgoe.at (VGM = Verbandsgildemeister*in)
• schatzmeister@pgoe.at bzw. schatzmeisterin@pgoe.at (dasselbe Postfach)
• webmaster@pgoe.at empfangen Wolfgang E. Lorenz und Martin Mucha
• sekretariat@pgoe.at wurde auch so eingerichtet – die Hoffnung lebt, dass Netti Unterstützung erhält
• ausbildung@pgoe.at
• und einige wenige mehr.

Wer hier – vielleicht auch nur für eine Veranstaltung – so ein freigegebenes Postfach für mehrere Personen benötigt, kann das gerne bei webmaster@pgoe.at anfordern. Wenn die Veranstaltung vorbei ist und nicht mehr wiederholt wird, dann sagt aber auch, dass es wieder gelöscht wird.

Beispiele für Veranstaltungs-E-Mailadressen:

• grossarl@pgoe.at
• bundesforum@pgoe.at
• gildentage@pgoe.at
• weltfreundschaft@pgoe.at bzw. worldfriendship@pgoe
• erlebnistage@pgoe.at

Der Beitrag Freigegebene Postfächer für jede Gilde, Funktionen und Events erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

Ziel für 2023 ist es, nicht nur den erweiterten Vorstand, Beiräte und Referenten und Distriktsleitungen online zu bringen, sondern auch alle Gildemeister*innen und deren Stellvertreter*innen. Grundsätzlich können aber alle Mitglieder einer der 100 im Gildeverband zugehörigen Gilden Benutzeraccounts erhalten.

Zur Vorgeschichte:

Microsoft 365, früher Office 365

Im Sommer 2020 hat Martin Mucha mit dem Projekt „Digitalisierung des Gilden-Verbandes“ begonnen. Anlassfall war die Pandemie, wo der Vorstand eine erste Online-Sitzung abhalten wollte. Nun wußte Martin, dass die PPÖ und deren Landesverbänden schon seit einem Jahrzehnt hier Office 365 nutzen, wo Intranets in SharePoint errichtet wurden und zentrale Dateiablagen geführt werden, und jedes Mitglied eine eigene Mailadresse haben kann. Office 365 hatte sich in den Jahren vor der Pandemie weiterentwickelt, Microsoft (MS) Teams war die neue, zentrale Applikation geworden. Und mit der konnte man Chatten wie mit WhatsApp und Videokonferenzen wie mit Zoom machen. MS Teams war auch die Ablösung für Skype (for Business), das auch fast jeder kannte.

Über die Plattform www.stifter-helfen.at stellte uns Microsoft eine Enterprise-Lizenz von Microsoft (Office) 365 auf 10 Jahre gratis zur Verfügung, wo sowohl ein modernes Intranet (mit SharePoint, Exchange-E-Mails, MS Teams, OneDrive, Videoserver „Streams“) als auch theoretisch E-Mail-Adressen für alle 3.500 Mitglieder möglich wären.

E-Mails für Dich

Alle Gildenmitglieder können hier eine PGOE-Mailadresse erhalten. Im ersten Schritt heißt die noch vorname.nachname@pgoe.onmicrosoft.com, nach der Umstellung im Frühjahr 2023 kann dann die Kurzform @pgoe.at verwendet werden: das Postfach wird gleich bleiben.
Diese neue Mailadresse, übrigens in Microsoft-Diktion ein „Geschäfts- oder Schulkonto“, ist dann auch der Benutzername für alle Apps/Anwendungen: SharePoint, MS Teams, OneDrive, Videosoftware „Streams“, Forms für Umfragen und Formulare, Planner zur Aufgabenplanung usw. usf., die auf Apple, Linux und Windows-Computern sowie auf Smartphones funktionieren (letzteres sogar oft leichter handhabbar).

Sichere Passwörter

Eine erste Hürde stellen die Passwörter dar: sie dürfen nur in einem System verwendet werden, müssen „sicher“ sein und auch gemerkt werden. Du brauchst also ein absolut neues Passwort, das auch Klein-, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (&, €, $, %, etc.) enthält, 10 oder mehr Zeichen lang ist und keine Vor- oder Tiernamen, Geburtsdaten, Reiseziele verwendet: am besten gar keine Begriffe, die man im Wörterbuch findet. Wie merkt man sich das? Mit einem Passwortmanager (KeePass, 1Password, LastPass, Chrome und Firefox haben z. B. einen) und man schreibt es sich auf! Falls Du das Passwort vergessen hast, wendet euch zum Zurücksetzen an Martin.
Übrigens: beim 1. Besuch muss das Passwort gleich geändert werden).

Sicherheit: MS Authenticator (wie im Telebanking)

Unser neues „Microsoft 365-Intranet“ bietet bereits jetzt sehr viel sensible Informationen (s.u.), deshalb wird auch auf Sicherheit geachtet. Es reicht nicht alleine die Anmeldung mit Benutzername (vorname.nachname@pgoe.onmicrosoft.com) und Passwort – es wird eine zweite Ebene eingezogen: Das geht am einfachsten mit der Handy-App „Microsoft Authenticator“. Das funktioniert ähnlich wie die Handy-Signatur oder das Telebanking, wo man mit einer 2. App seine Identität bestätigt. So müsste ein Dieb nicht nur euer Passwort erraten, sondern auch Zugang zu eurem Mobiltelefon haben.

Das neue Intranet: https://pgoe.sharepoint.com

Es gibt aber nicht nur eine Profi-E-Mailadresse, sondern auch ein sogenanntes, geschlossenes Intranet.Benutzt kann das über SharePoint werden (Link s.o.), die meisten Funktionen und Teamspaces erreicht man aber auch über die App MS Teams.

Übrigens: Wenn ihr dort Fotos und Videos im (geschlossenen) Intranet findet. Das ist eine private Sammlung, die ihr euch persönlich anhören und im kleinen Kreis (Gilde, Gruppe) gerne ansehen und herzeigen könnt. Die Rechte an diesen Medien sind nicht geklärt: Sie dürfen also nicht ins Internet gestellt, weitergegeben oder publiziert werden. In Zukunft werden die frei verwendbaren Medien gekennzeichnet werden.

E-Mail-Konto einrichten: noch kurz @pgoe.onmicrosoft.com bald @pgoe.at

Nachdem ihr gesehen habt. was an Material geboten wird, solltet ihr eure E-Mail einrichten. Am Einfachsten gleich das neue Konto unter den (System-)Einstellungen anlegen: dann steht es gleich allen Apps zur Verfügung (und das sind mehrere s.u.). Sonst im Mailprogramm ein „neues Konto“ hinzufügen, dabei „Exchange/Office 365“ als Server auswählen und das neue, sichere Passwort eingeben. In Zukunft könnt ihr dann bei jeder einzelnen Mail wählen, welche Absenderadresse ihr verwenden wollt. Eure Mailbox kann bis zu 50 GB an Nachrichten enthalten, E-Mails könnten bis 100 MB groß sein.

Wenn es Probleme gibt, dann die Hotline anrufen: Martin.Mucha@pgoe.at bzw. +43 664 76 11 990

Zusammenarbeit mit MS Teams

In der Pandemie sind ja Videokonferenzen mit Zoom, WhatsApp, Signal, Skype, etc. sehr beliebt geworden: war das doch oft der einzige Weg, um sich wieder mal (über die Kamera) zu sehen und zu chatten (Bassena-Tratsch im Internet).

Microsoft bietet uns dafür die App „MS Teams“, die man sowohl am Smartphone als auch am Computer (mit Mikrofon und Webcam) nutzen kann. Man kann aber auch direkt im Browser MS Teams benutzen: https://teams.microsoft.com und dort mit eurem „Geschäfts- oder Schulkonto“ @pgoe.onmicrosoft.com anmelden.

MS Teams kann aber bedeutend mehr als alle anderen der oben genannten Programme: Es erlaubt neben dem Chatten wie mit WhatsApp auch die gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten: Word-, PowerPoint-, Excel-, MP4-Filme, Datenbanken/Listen. Der Vereinsvorstand, das Digitalisierungsteam, die Distrikte, die Gilden in den Distrikten, die Projektteams unserer wiederkehrenden Events, wie Zeillern, Großarl, Erlebnis- oder Gildentage, die Presse, PR, Marketing Teams, jeder dieser Gruppen hat dort ihren eigenen Chat und kann zusammenarbeiten. Martin fügt euch gerne bei den passenden Gruppen hinzu.

Viele neue Apps am Smartphone

Ich selbst nutze alle diese Dienste primär am Mobiltelefon. Mit einem Android oder Apple iPhone ist das kein Problem; es sollte aber mindestens 32 oder besser 64 GB Speicher haben. Die Apps, die man im Google Playstore oder dem Apple App Store installieren sollte, sind Microsoft 365 (früher Office 365), Outlook (für E-Mails), Word, Excel, PowerPoint, Stream (für die Videos), den MS Authenticator (für die gesicherte Anmeldung) und last not least MS Teams (zum Chatten und Zusammenarbeiten). Achtet darauf, dass ihr die richtigen Apps von Microsoft erwischt: leider gibt es da viele Trittbrettfahrer, die Geld und Abos verlangen. Alle original Microsoft-Apps sind am Smartphone gratis!

Microsoft Office am PC

Viele haben ja eine Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) am PC bereits laufen. Oft aber in einer alten Version (2003, 2007, 2010, 2013). Mit der Open-Source Software LibreOffice oder OpenOffice hat man den Nachteil, dass man Dokumente herunterladen müsste, bevor man sie bearbeiten kann: nicht empfehlenswert. Da gibt es aber eine Alternative!

Word/Excel/PowerPoint gratis im Webbrowser

Wenn man einen aktuellen Browser benutzt – Google Chrome (oder den neuen Microsoft Edge, der dasselbe ist), Firefox oder Safari am Apple –, können diese Office-Dokumente direkt im Internet bearbeitet werden, was ich empfehle. Denn da müsst ihr zur Dateibearbeitung gar nichts installieren. Da können sogar parallel mehrere Personen dasselbe Dokument ändern: sie müssen halt in verschiedenen Absätzen oder Excel-Zellen arbeiten. Auch dafür gibt es ein neues Cockpit für euch: https://www.office.com

Interne News

Auf der Startseite des Intranets https://pgoe.sharepoint.com findet ihr im „Neuigkeiten“-Bereich, was sich so digital und analog intern im Gildenverband tut.

Viel Spaß im neuen, digitalen Zeitalter der Gildenbewegung, wünscht euch

Martin Mucha

PS: „Bahnhof?“

Wer bis daher (fast nur) Bahnhof verstanden hat, wende sich einfach an Martin.Mucha@pgoe.at bzw. +43 664 76 11 990 und hol Dir Deinen Microsoft-(Office-)365 Zugang. Wir schaffen das!

Der Beitrag Gilde digital: Hol Dir Dein Mail/Teams/SharePoint/Office-Online/-Konto auf Microsoft-365 erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

• SharePoint Intranet unter https://pgoe.SharePoint.com und zu
• Microsoft „Teams“, dem Nachfolger von “Skype for Business” unter https://teams.microsoft.com

verbirgt vielleicht auf den 1. Blick, dass dadurch noch ein dritter Dienst aktiviert wird:

• Ein neues E-Mailkonto inklusive Kalender, Aufgaben und einer Kontaktedatenbank für den Exchange-Account
  vorname.nachname@pgoe.at.

Muß ich dieses neue Mailkonto vorname.nachname@pgoe.at denn einrichten und nutzen?

Kurz gesagt: Ja

Denn sonst kommt es zu Problemen, da zB alle „Benachrichtigungen“ und Kalendereinträge von Microsoft „Teams“ ins Leere laufen

• Du wüsstest nicht, dass Dich jemand zu einem Termin in 2 Wochen eingeladen hat
• Du würdest es auch nicht mitkriegen – außer Du hast zufälligerweise gerade „Teams“ offen – wenn dann beim Start des Termins jemand verzweifelt versucht, Dich nochmals „Anzustupsen“, nun endlich mitzureden

Auch „Benachrichtigungen“ von SharePoint liefen ins Leere:

• Eine Arbeitsgruppe, die ein Event vorbereitet – sagen wir mal das Bundesforum – legt eine neues „Team“ auf an: Eigentlich kriegst Du da eine nette Einladung: Sie wurden dem Team hinzugefügt.
• Das kriegst Du aber gar nicht mit

Wie richte ich nun in Outlook die Mailadresse vorname.nachname@pgoe.at ein?

Kurz gesagt: Das ist einfach! Wahrscheinlich musst Du nichts tun.

Wenn Du als Mailclient Microsoft Outlook verwendest, dann ist es hoch wahrscheinlich, dass Dich Outlook, nach dem ersten erfolgreichen Einloggen bei Teams oder SharePoint fragt:

• Hey, Da gibt es ein neues Microsoft-Konto vorname.nachname@pgoe.at, soll ich das bei Outlook hinzufügen? Wenn Du da „Ja“ sagt – bzw. ein Häkchen setzt – dann hast Du in Deinem Outlook E-Mails, Kontakte, Kalender, Notizen und Aufgaben von Deinem vorname.nachname@pgoe.at
• In anderen Worten, wenn Du Outlook verwendest, würde ich mal einen Tage warten und mal nachgucken, ob das Konto schon da ist: Dieser „Automatismus“ funktioniert übrigens nicht nur mit Microsoft Outlook für Windows sondern auch für Apple Mac OS, Tablets und das Smartphones.

Was mache ich, wenn ich das E-Mail-Konto nicht finde? Einfach das, was im nächsten Absatz steht

Wie richte ich die Mailadresse in anderen Mailclients wie Apple Mail etc. ein

Kurz gesagt: Auch das ist einfach!

Fast jedes Mailprogramm, fast jeder Mailclient unterstützt heutzutage das Hinzufügen eine „Microsoft Exchange“-Kontos. Exchange-Server sind modern, sogar viele Provider haben heutzutage keine Linux-Mailserver mehr, sondern setzen auf Exchange.
Damit kann man aber, wenn man im Betriebssystem selbst

Also

• Unter Windows 7, 8, 10 in der Systemsteuerung
• am Apple Mac(book) OS unter „Systemeinstellungen“ und „Internet Accounts“
• am Apple iPhone unter „Einstellungen“ und „Passwörter & Accounts“ und dann ganz unten „Account hinzufügen“
• oder auf Android-Smartphone (wer kann mir sagen, wie das dort heisst)

ein neues Konto anlegen will, dann gibt es da oft die Möglichkeiten

• Google (= GMail)
• iCoud (= Apple Mail)
• yahoo!
• Aol. (= American Online oder „E-Mail für mich“)
• Outlook.com (= Microsoft, früher mal unter Hotmail bekannt) und
• Microsoft Exchange oder Microsoft 365 oder Office 365
  

Und das ist es:

1. Microsoft Exchange wählen
2. Eure Adresse nach dem Muster vorname.nachname@pgoe.at (natürlich mit Deinem Vor- und Zunamen)
3. und dem Passwort, das ihr beim ersten Einloggen bei „Microsoft Teams“ oder bei https://pgoe.SharePoint.com gewählt – und hoffentlich nicht vergessen habt.

Alle anderen Konfigurationen passieren in 99 § der Fälle automatisch und Du musst vielleicht noch ein Häkchen setzen, ob Du wirklich

• E-Mails
• Kalender / Termine
• Aufgaben
• Kontakte und
• Notizen

abrufen willst. Ich hake da immer alles an.

Die Einrichtung unter Thunderbird

Ok, Outlook ist unter Windows bzw. Apple MacOS, also am klassischen PC, nicht gratis (wie auf Tablets und Smartphones). Eine gratis Alternative stellt da Mozilla Thunderbird dar. Bei Thunderbird ist die Einrichtung ein bisserl schwieriger, da es nicht direkt Exchange unterstützt, es ist aber auch nicht wirklich schwer.
Zuerst einmal Thunderbird herunterladen und installieren: https://www.thunderbird.net/de/

• Wählt als Kontotyp IMAP (theoretisch wäre auch POP möglich, aber ihr habe hier 50 GB Mailspace, das wird mal für viele, viele Jahre reichen)
• Gebt eure Mailadresse vorname.nachname@pgoe.at und euer Passwort an.
• Dann müsst ihr für den empfangenden IMAP Server folgende Werte angeben:
  • Servername: outlook.office365.com
  • Port: 993
  • Verschlüsselungsmethode: TLS
• Und für den sendenden SMTP-Server die folgenden Werte:
  • Servername: smtp.office365.com
  • Port: 587
  • Verschlüsselungsmethode: STARTTLS

Wenn ihr das so weit geschafft habt, dann fehlen euch im Thunderbird aber die Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben (Tasks). Auch die kann man bei Thunderbird gratis synchronisieren: funktioniert sehr gut mit tbSync:
https://addons.thunderbird.net/de/thunderbird/addon/tbsync/

Was mache ich, wenn ich mein Passwort nicht mehr weiß

• Dich ärgern, dass Du es nicht aufgeschrieben und unter die Tastatur gelegt hast
• Draufkommen, dass Du das Passwort GENAU merken eingeben musst „Epd761Oha“ ist nicht dasselbe wie „epd7610ha“:
  Groß- und Kleinschreibung sind wichtig, die Ziffer 0 ist was anderes als der Großbuchstabe Oh.
• Vielleicht draufkommen, dass Du beim erstmaligen Einloggen bei Microsoft Teams oder SharePoint und aufgefordert wurdest, Dir ein neues Passwort zu wählen und in einem 2. Feld auch einzugeben, folgendes versucht hast
  • Dein Lieblingspasswort „12345670“ oder „Rom1982“ zu wählen oder „Peter05071975“.
    Das sind unsichere Passwörter, das wurde damals einfach nie akzeptiert!
• Wenn gar nichts geht, dann wende Dich an webmaster@pgoe.at oder rufe Martin Mucha, +43 (664) 76 11 990 direkt an!

Der Beitrag Meine neue E-Mail: vorname.nachname@pgoe.at erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

Wer bereits Zugang in das Intranet der PGOE unter https://pgoe.SharePoint.com hat, kann sich auch unter https://forms.microsoft.com/ mit seinem Username vorname.zuname@pgoe.onmicrosoft.com anmelden. Auch innerhalb von Microsoft Teams man Forms direkt aufrufen.

Statt viel weiter darüber zu reden, ein kurzer Film, der zeigt, was Microsoft Forms kann.

Und nach dem Film findet ihr eine kurze Anleitung, wie man in einem Satz eine ganze Abstimmung in Teams anlegt: schneller geht’s nicht mehr!

Erklärvideo: Office 365: Microsoft Forms Tutorial

Jetzt wird es schon sehr spezifisch – Aber Microsoft Forms kann für Abstimmungen und Ideenfindungen toll in Microsoft Teams integriert werden.

Das untenstehende Video vom Büro-Kaizen digital gliedert sich in die folgende Abschnitte:

1. Wie bekomme ich Microsoft Forms? (00:35)
2. Wie erstellt man eine neue Umfrage? (01:05)
3. Wie erfolgt die Auswertung einer Umfrage (03:12)
4. Fünf Praxisbeispiele für den Einsatz von Microsoft Forms in Unternehmen:
   In einem Verein kann man es z. B. zur Ideenfindung oder Wahl von FunktionärInnen oder z. B. Ausflugsorten einsetzen (04:26)
5. Zusammenfassung (06:01)

Forms direkt in Teams erstellen

In Teams kann man ja Personen erwähnen, indem man einfach das @-Zeichen schreibt und danach beginnt den Namen zu tippen: da wird dann ein Link wie @Max Mustermann/frau daraus.
Und diese Person wird benachrichtigt, dass Sie in einem Chat erwähnt wurde.
Microsoft Forms verhält sich nun, obwohl es ein Programm / ein Bot ist, wie eine Person. Man kann es innerhalb von Microsoft Teams auch einfach als @Forms ansprechen, da es da schon installiert ist.
Man muß nur weitere „Parameter“ (klingt schwierig, schaut euch unten das Beispiel an) übergeben, damit Forms uns im Chat von Teams schnell mal eine Abstimmung macht.

Wenn ich z. B. abstimmen lassen will, ob der nächste Ausflug nach

• Graz
• Linz
• Innsbruck
• Gramatneusiedl

stattfinden soll, dann schreibe ich in den Teams Chat die folgende Zeile hinein:

@Forms Wohin soll der Ausflug am 17. Juli gehen? Graz, Linz, Innsbruck, Gramatneusiedl

Bitte beachten: Bei der Eingabe schreibt nur mal „@“ und danach beginnt „Forms“ zu schreiben, sobald da ein Feld mit „Forms“ erscheint, dieses mit der Maus auswählen. Im Chat wird dann Forms als Link blau unterstrichen, dann wißt ihr das das geklappt hat.

Und schon erscheint in Teams die folgende Abstimmung, an der jede/r im Team teilnehmen kann. Übrigens: Man kann nachträglich seine Meinung nochmals ändern und doch ein anderes Ziel wählen. Möglich sind hier bis zu 6 verschiedene Auswahlvarianten. So schaut das dann in Teams aus:

Eine Umfrage mit Forms in Microsoft Teams

Sobald abgestimmt wird, sieht man, wofür sich die Leute entschieden haben (hier hat erst einer seine Stimme für Gramatneusiedl abgegeben):

Eine Umfrage mit Forms in Microsoft Teams mit dem Zwischenergebnis.

In den „Teams“ von Microsoft Teams kann ein eigener „Reiter“ mit Forms installiert werden, dann können auch komplexere Abstimmungen – wie im obigen Erklärvideo gezeigt – gemacht werden. Wendet euch dafür an den Autor dieses Beitrages.

Der Beitrag In Microsoft „Teams“ Abstimmungen erstellen mit Microsoft „Forms“ erschien zuerst auf Pfadfinder-Gilde Österreichs.

Nachdem Du registriert worden bist, sendet Dir der Administrator von Microsoft (Office) 365 an Deine (private) E-Mail eine Einladungsnachricht.

Betreff: Willkommen auf https://pgoe.SharePoint.com und in Microsoft Teams

Die Pfadfinder-Gilde Österreichs bietet ihren Mitgliedern – zu Beginn einmal vor allem den FunktionärInnen –  professionelle Tools zur Zusammenarbeit, die gratis von Microsoft zur Verfügung gestellt werden.

Paßt nicht wirklich hierher: aber unter https://www.stifter-helfen.at/ finden sich mehr Softwareangebote auch von anderen Herstellern für Non-Profit-Unternehmen. Eine tolle Initiative!

Zurück zum Gilden-Intranet und -Chat: Wir haben hier die folgenden Möglichkeiten

• Das Intranet der Organisation unter https://pgoe.SharePoint.com
• Die Möglichkeit Dateien mit den Online-Varianten von Word, Excel, PowerPoint und OneNote im Webbrowser zu erstellen und gemeinsam zu aktualisieren
• Den Video-Chat Teams
• Mit dem Outlook-Online seinen neuen eigenen Mailaccount vorname.zuname@pgoe.onmicrosoft.com abzurufen, Termine, Kontakte und Aufgaben zu managen.
• Daneben gibt es eine Fülle weiterer Apps zur Abstimmung/Voting (Forms), für das Projekt- und Aufgabenmanagement (Planner/Tasks) etc. etc.

Alle diese Apps gibt es übrigens auch für Smartphones, oder Handys, wie wir hier in Österreich sagen. Und zwar gratis: Also auch Word, Excel, Teams, SharePoint, Outlook, Planner, etc. Also bei Android Handys den Google Playstore bzw. bei Apple iPhones die Apps-Store besuchen und installieren. Wie man sich dann anmeldet, geht genauso wie unten beschrieben.

So, genug mit der Einleitung, so fängst Du nun an:

Erstmalige Anmeldung zur Gilden-Software bei Microsoft (Anleitung)

1. Starte einen moderenen Webbrowser wie Microsoft Edge, Google Chrome, eventuell Mozilla Firefox oder Safari (Apple Mac):
   

   Wir empfehlen Google Chrome oder Microsoft Edge (ist fast dasselbe) wegen der Teams-Unterstützung.
   Google Chrome kann man hier installieren: https://www.google.com/chrome/

2. Öffne nun im Browser ein neues – am besten privates – Fenster
3. Bitte logge Dich ersteinmal bei https://pgoe.SharePoint.com ein
4. Dein Browser wird Dich gleich einmal zu https://login.microsoftonline.com weiterleiten. Man könnte auch gleich dahin gehen.
5. Du wirst gebeten, da nun Deine Microsoft-ID anzugeben – das ist genau die Adresse vorname.zuname@pgoe.at – natürlich mit Deinem Vor- und Zunamen 😉

Vorsicht: Eventuell hast Du andere Microsoft-ID’s (Identitäten): Ein früheres Hotmail- oder Outlook.com-Konto oder Deine Firma ist auch Microsoft Kunde. Schau genau, welcher „Benutzername“ nun wirklich im Fenster steht: er muss auf @pgoe.at enden.

Anmeldung bei Microsoft

1. Nun gibst Du das Passwort ein: Beim ersten Anmelden, das Passwort, das nur einmalig gilt
2. Beim ersten Mal wirst Du nun eventuell gleich gebeten, Dir ein neues, sicheres Passwort auszuwählen und zu merken (aufzuschreiben):
   Ein sicheres Passwort ist
   • lang (mind. 12–16 Zeichen),
   • hat Groß- (zumindest einen) und Kleinbuchstaben,
   • einige Zahlen zwischendurch,
   • mindestens ein Sonderzeichen wie $%!§_&
   • enthält keine Geburtstage oder Vornamen/Namen der Familie oder von Haustieren
   • wird nirgendwo anders verwendet (also z.B. auch nicht das Firmenpasswort hier verwenden)
3. Wenn das geklappt hat, kannst Du Dich mit Microsoft-ID und dem neuen Passwort jederzeit wieder bei
   • https://pgoe.SharePoint.com oder
   • https://teams.microsoft.com, Microsoft Teams, bzw. der Teams-App oder anderen Microsoft Apps (Word Online, Excel Online, Forms, Planner/Tasks, Outlook online, etc.) anmelden.

   Das gilt auch für die Apps, die Du auf Deinem Smartphone (Android, Apple iPhone) installiert hast.

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Ja, OneDrive ist geil. In der im normalen Windows 10 integrierten Version bietet es ja nur 10 GB Platz, im Intranet der PGO hat aber jedermann, der dort nicht nur einen Zugang sondern sondern auch eine sogenannte E 1-Lizenz zugeordnet erhalten hat (Vorstand, Gildemeister, Funktionäre, zentrale MitarbeitrerInnen) sogar 1.000 GB (= 1 Terabyte/TB) Platz.

Erklärvideos zu OneDrive und der Dateiablage in SharePoint

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Die Pfadfinder-Gilde Österreichs wird von der Firma Microsoft gesponsert, um gratis ein solches Intranet/Extranet betreiben zu können. Die Software, die darauf eingesetzt wird, heißt SharePoint: Man findet somit die PGOE internen Seiten auf https://pgoe.sharepoint.com.

Die Daten werden in der sogenannten Cloud gespeichert, im Falle der Lösung Microsoft 365 liegen dabei diese Daten in europäischen Rechenzentrum (insbesondere in Dublin und Amsterdam), werden alle Bedingungen der DSGVO und anderer österreichischer Regelungen peinlich genau eingehalten und besteht auch ein Datenverarbeitervertrag zwischen der Firma Microsoft und der PGOE.

Die Fülle der Möglichkeiten von SharePoint sind für einen neuen User schwer erfaß- und überschaubar. Und Microsoft bietet ja nicht nur SharePoint sondern viele, viele weitere Tools: besonders viele, die optimal als Apps auf Smartphones laufen: Man ist also auch jederzeit unterwegs oder im Zelt „am letzten Stand“ und kann – vorausgesetzt eine passable Internetverbindung besteht – an seinen Aufgaben am Handy oder Computer weiterarbeiten.

Erklärvideos

Im Folgenden einige Videos, die zeigen, was Microsoft Office 365 und SharePoint ist und was man damit machen kann. Es gibt auch weitere Videos zu Teams und der Dateiablage OneDrive.

Erklärvideo: Wie meldet man sich in Microsoft (Office) 365 | bei Teams | bei OneDrive | bei Outlook online an?

Erklärvideo: Warum Microsoft (Office) 365

1. Zugriff von überall (00:10)
2. Leichtes Einrichten (00:20)
3. Immer die neuesten Updates (00:32)
4. 1.000 GB OneDrive Speicher (00:44)
5. Geringe planbare Kosten (00:55)
6. Effiziente Teamarbeit (01:05)
7. Kostenloser Support (01:15)
8. Hohe Datensicherheit (01:22)
9. Kurze Einarbeitungszeit (01:34)

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• E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte mit Outlook online zu verwalten,
• Dokumente online mit Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zu erzeugen, gemeinsam gleichzeitig zu bearbeiten und mit anderen zu teilen,
• Projekte und Aufgaben mit Planner und Outlook online zu managen,
• Besprechungen, Konferenzen, Chats/Gespräche online mit Microsoft Teams (dem Nachfolger von Skype for Business) zu führen und Abstimmungen und Wahlen mit Flow durchzuführen,
• und Intranets und Extranets mit SharePoint innerhalb der Organisation und externen Organisationen aufzubauen und zur Zusammenarbeit, zum Wissens- und Dokumentenmanagement zu nutzen,
• Dateien mit OneDrive oder SharePoint im Internet abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten und intern und extern zu teilen,
• Ja sogar mit Stream, Videos zentral abzulegen und zu streamen.

Zum Einstieg einige Erklärvideos zum Microsoft „Teams“

Erklärvideo: „Was ist Teams“

Das untenstehende Video vom Büro-Kaizen digital gliedert sich in 4 Teile:

1. Was ist Teams? (0:00)
2. Wie ist Teams aufgebaut? (0:54)
3. Anwendungsbeispiel: Projektarbeit mit Teams (2:30)
4. Drei konkrete Tipps für die Arbeit mit Teams (4:23)

Erklärvideo: „Micosoft Teams Tutorial (inkl. OneNote Tipp)“

Das untenstehende Video vom Büro-Kaizen digital gliedert sich in die folgende Abschnitte:

1. Wie erstelle ich ein neues Team? (00:33)
2. Wie kann ein Team über Kanäle strukturiert werden? (01:36)
3. Weitere Funktionen über Registerkarten hinzufügen (02:24)
4. Mit Team-Mitgliedern chatten (03:17)
5. Gemeinsames Arbeiten an Dateien (04:31)
6. Besprechungen in Teams führen (05:14)
7. Zusatztipp: OneNote mit Teams nutzen (06:10)
8. Zusammenfassung (06:48)

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